Contracten, het liefst wil menig ondernemer er niets mee te maken hebben. Gezeur over kleine lettertjes staat het zakendoen maar in de weg. Toch is het onverstandig om volledig zonder contracten de weg op te gaan, althans als je geen zin hebt in juridische claims en hoge schadevergoedingen. Wees dus voorbereid en zorg dat je deze contracten in je tas (of hippe rugzak) hebt.
1. Algemene voorwaarden
Waarschijnlijk begint iedere ondernemer hier wel mee. Algemene voorwaarden zijn je spelregels, je manier van zaken doen. Je legt van offerte tot opzegging vast hoe jij te werk gaat: streng maar rechtvaardig, slaafs de klant volgend of juist ergens in het midden. Mag men er tussentijds vanaf? Mag jij je prijzen verhogen? Op welk niveau ben je aansprakelijk?
Goede algemene voorwaarden helpen je offertes korter te maken en geschillen te voorkomen. Als het gewoon in je voorwaarden staat, is er geen discussie meer over mogelijk. (Althans, dat zou je denken, we blijven juristen dus overal is een punt van te maken. Maar in principe is er geen discussie meer mogelijk.)
2. Je NDA of geheimhoudingscontract
Voordat je echt aan de slag gaat, wil je natuurlijk in vertrouwen met je klanten kunnen praten. Het juridisch instrument daarvoor heet een geheimhoudingscontract, maar de Engelse afkorting NDA (non-disclosure agreement) is populairder. Pas als je die getekend hebt, kun je details onthullen over je nieuwe product of dienst, of over kortingen die je bereid bent te geven.
Een NDA is voor veel ondernemers een standaarddocument dat zonder al te veel poespas moet worden getekend. Zorg er dus voor dat je er eentje in je tas hebt, zodat je die direct op tafel kunt leggen als het gesprek die kant op gaat. Natuurlijk is het dan wel zo netjes een gebalanceerde NDA te presenteren, zodat je dit vervelende punt maar aan de kant hebt.
3. Je privacyverklaring
Oké, dat is eigenlijk geen contract maar je moet hem echt wel hebben. Want het kan je niet ontgaan zijn dat er een nieuwe strenge privacywet aankomt. Deze eist onder meer dat je mensen duidelijk informeert over wat je doet met hun persoonsgegevens.
Oh ja, en omdat het geen contract is, hoeven mensen er ook niet mee akkoord te gaan. Je verwijst er natuurlijk netjes naar bij contactformulieren en in je bestelproces, maar het is een verklaring, meer niet. Weg dus met dat vinkje.
4. Arbeidscontracten
Gefeliciteerd, je hebt personeel. Natuurlijk vertrouw je die volledig en ze zullen zonder twijfel netjes werken. Maar toch wil je bepaalde afspraken op papier, want net als in een goed huwelijk wil je vooraf weten wat er gebeurt mocht het misgaan. Hoe lang duurt het contract, welke salarisverhogingen gelden er en aan welke bonusregeling doen ze mee? Geen zaken om achteraf ruzie over te krijgen, lijkt me.
5. Affiliatecontracten
Wanneer je een aantrekkelijke dienst verkoopt, zijn er altijd anderen die daar graag hun klanten over informeren. Dat vind je leuk en dan stuur je ze een cadeautje, maar op zeker moment wordt dat structureler. Dan is het handig om een affiliateprogramma op te zetten: voor iedere doorverwijzing en/of ieder contract dat jij aandraagt, krijg je een bedragje aan commissie. Daar maak je dus afspraken over, inclusief het mogen wijzigen van de voorwaarden wanneer het programma tegenvalt of juist zo’n groot succes is dat je je scheel betaalt aan commissie. (Wat op zich weer een leuk probleem is om te hebben, daar niet van.)
6. Verwerkersovereenkomsten
Je wordt er waarschijnlijk al mee doodgegooid vanuit je klanten: de verwerkersovereenkomst. Een verplicht nummer onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de nieuwe Europese privacywet. Met een verwerkersovereenkomst maak je afspraken over hoe je leveranciers en partners met persoonsgegevens van jouw personeel, klanten en dergelijke om moeten gaan. Dat gebeurt vaak lekker eenzijdig, dus beter heb je er zelf eentje liggen die wél redelijk is.